POLITYKA PRYWATNOŚCI CLOUDFERRO

W sytuacji kiedy jako osoba fizyczna kontaktujesz się z nami lub korzystasz z naszych usług, niezależnie od tego czy działasz w swoim imieniu czy w imieniu innego podmiotu (np. Twojego pracodawcy, a naszego klienta) lub kiedy Twoje dane zostały nam ujawnione (np. jako dane kontaktowe w celu wykonywania umów), przetwarzamy Twoje dane osobowe. 

Poniższa informacja ma na celu wyjaśnienie kim jesteśmy, w jaki sposób pozyskujemy informacje oraz co z nimi robimy. Gdyby cokolwiek było dla Ciebie niezrozumiałe lub wzbudzało Twoje wątpliwości, skontaktuj się z nami.

1. KIM JESTEŚMY I JAK SIĘ Z NAMI SKONTAKTOWAĆ?
   1. CloudFerro SA z siedzibą w Warszawie (00-511) przy ul. Nowogrodzkiej 31 jest administratorem Twoich danych osobowych (dalej Administrator) w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO), w związku z korzystaniem przez Ciebie z naszego serwisu internetowego, dostępnego pod adresem: https://cloudferro.com/ (dalej Strona), w zakresie niezbędnym do świadczenia poszczególnych oferowanych usług, a także w zakresie informacji o Twojej aktywności na Stronie. 
   2. Danymi osobowymi są informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii.
   3. Poniżej zostały opisane szczegółowe zasady oraz cele przetwarzania Twoich danych osobowych gromadzonych podczas korzystania z naszej Strony, zawierania z nami umów lub wzięcia udziału w prowadzonych przez nas rekrutacjach. 
   4. Kontakt z nami jest możliwy: 
      1. pod adresem: CloudFerro S.A. ul. Nowogrodzka 31, 00-511 Warszawa  
      2. pod numerem telefonu +48 22 354 65 73, 
      3. mailowo pod adresem email: info@cloudferro.com. 
   5. W sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych możesz skontaktować się również z naszym Inspektorem Ochrony Danych, którym jest Piotr Kociszewski, pod adresem e-mail: iod@cloudferro.com lub formie korespondencji tradycyjnej na nasz adres podany powyżej. 

2. JAKIE DANE PRZETWARZAMY?
   1. Zakres danych, jakie przetwarzamy, zależy od tego, jakie informacje podasz nam Ty w związku z korzystaniem ze Strony lub np. Twój pracodawca / zleceniodawca w związku z zawarciem oraz wykonaniem umowy.
   2. Informacje te pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie lub – jeśli jesteś osobą wskazaną jako osoba do kontaktu lub jesteś osobą reprezentującą naszego kontrahenta / klienta - od innych osób, np. od Twoich pracodawców / zleceniodawców.  

3. W JAKICH CELACH I NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
   1. Podawanie przez Ciebie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże czasami może być konieczne do celów związanych z naszą współpracą, np. niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy lub do udzielenia odpowiedzi na skierowane zapytanie albo w celu prowadzenia korespondencji. To oznacza, że ich niepodanie może niekiedy stanowić podstawę do odmowy nawiązania współpracy przez Administratora, bądź do podjęcia przez Administratora kroków prawnych w celu rozwiązania ewentualnej sprawy.

3. KORZYSTANIE ZE STRONY  
   2. Twoje dane osobowe pozostawione na Stronie lub przez Ciebie podane (w tym adres IP lub inne identyfikatory oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookies czy innych podobnych technologii) przetwarzamy:
      1. w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniania Ci treści gromadzonych na Stronie – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
      2. w naszych celach analitycznych i statystycznych – wówczas podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności użytkowników, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności i świadczonych usług;
      3. w naszych celach marketingowych - zasady przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych zostały opisane w sekcji MARKETING oraz MARKETING BEZPOŚREDNI. 
   3. Twoja aktywność na Stronie, w tym Twoje dane osobowe, są rejestrowane w logach systemowych (specjalnym programie komputerowym służącym do przechowywania chronologicznego zapisu zawierającego informację o zdarzeniach i działaniach, które dotyczą systemu informatycznego służącego do świadczenia przez nas usług). Zebrane w logach informacje przetwarzane są przede wszystkim w celach związanych ze świadczeniem usług. Przetwarzamy je również w celach technicznych, administracyjnych, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzania tym systemem, a także w celach analitycznych i statystycznych – w tym zakresie podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). 

3. FORMULARZ KONTAKTOWY 
   4. Zapewniamy możliwość skontaktowania się z nami przy wykorzystaniu elektronicznego formularza kontaktowego. Skorzystanie z formularza wymaga podania danych osobowych niezbędnych do nawiązania kontaktu z Tobą i udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest wymagane w celu realizacji zamówionego kontaktu lub skierowania zapytania, a ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości realizacji zamówionego kontaktu lub obsługi przesłanego zapytania. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne. 
   5. Dane osobowe pozyskane za pośrednictwem ww. formularza przetwarzamy:  
      1. w celu identyfikacji nadawcy oraz obsługi jego zapytania przesłanego przez udostępniony formularz oraz w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie - podstawą prawną przetwarzania danych obowiązkowych jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na udzielaniu odpowiedzi na kierowane do nas zapytania dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej; w zakresie danych podanych fakultatywnie podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); 
      2. w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu statystyk zapytań zgłaszanych przez użytkowników za pośrednictwem Strony w celu doskonalenia jej funkcjonalności.

3. KORESPONDENCJA E-MAIL LUB TRADYCYJNA
   6. W przypadku kierowania do nas za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej, korespondencji niezwiązanej z usługami świadczonymi na Twoją rzecz lub inną zawartą z nim umową, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja.
   7. Podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do nas w związku z naszą działalnością gospodarczą. 
   8. Przetwarzamy jedynie dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej danych osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana jedynie osobom upoważnionym. 

3. KONTAKT TELEFONICZNY
   9. W przypadku kontaktowania się z nami drogą telefoniczną, w sprawach niezwiązanych z zawartą umową lub świadczonymi usługami, możemy żądać podania danych osobowych tylko wówczas, gdy będzie to niezbędne do obsługi sprawy, której dotyczy kontakt. Podstawą prawną jest w takim wypadku nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na konieczności rozwiązania zgłoszonej sprawy związanej z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą. 

3. REKRUTACJA 
   10. W ramach procesów rekrutacyjnych oczekujemy przekazywania danych osobowych (np. w CV lub życiorysie) jedynie w zakresie określonym w przepisach prawa pracy. W związku z tym nie należy przekazywać informacji w szerszym zakresie. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać dodatkowe dane, wykraczające poza zakres wskazany przepisami prawa pracy, ich przetwarzanie będzie oparte na zgodzie kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wyrażonej poprzez jednoznaczną czynność potwierdzającą, jaką jest przesłanie przez kandydata dokumentów aplikacyjnych. W przypadku, gdy przesłane aplikacje będą zawierać informacje nieadekwatne do celu, jakim jest rekrutacja, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.
   11. Twoje dane osobowe są przetwarzane: 
       1. w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa o pracę – w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, związanych z procesem zatrudnienia, w tym przede wszystkim Kodeksu pracy – podstawą prawną przetwarzania jest ciążący na nas obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa pracy);
       2. w przypadku, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa cywilnoprawna – w celu prowadzenia procesu rekrutacyjnego – podstawą prawną przetwarzania danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych jest podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); 
       3. w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami prawa ani przez nas, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); 
       4. w celu weryfikacji Twoich kwalifikacji i umiejętności oraz ustalenia warunków współpracy – podstawą prawną przetwarzania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest weryfikacja kandydatów do pracy oraz określenie warunków ewentualnej współpracy.  
   12. W zakresie w jakim Twoje dane osobowe są przetwarzane w oparciu o wyrażoną zgodę, możesz ją wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W przypadku wyrażenia zgody dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane osobowe usuwane są nie później niż po upływie pięciu lat - o ile wcześniej zgoda nie została wycofana.
   13. Podanie danych w zakresie określonym w art. 22(1) Kodeksu pracy jest wymagane – w przypadku preferowania przez Ciebie zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę – przez przepisy prawa, w tym przede wszystkim przez Kodeks pracy, zaś w przypadku preferowania zatrudnienia w oparciu o umowę cywilnoprawną – przez nas. Konsekwencją niepodania tych danych jest brak możliwości rozpatrzenia Twojej kandydatury w procesie rekrutacyjnym. Podanie innych danych jest dobrowolne. 

3. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH OSÓB WYZNACZONYCH DO KONTAKTU LUB REPREZENTUJĄCYCH KONTRAHENTÓW / KLIENTÓW
   14. W związku z zawieraniem umów w ramach prowadzonej działalności, pozyskujemy od kontrahentów / klientów dane osób zaangażowanych w zawarcie oraz realizację takich umów (np. osób uprawnionych do kontaktu, osób reprezentujących dany podmiot, pełnomocników). Zakres przekazywanych danych jest w każdym wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla wykonania umowy i zazwyczaj nie obejmuje innych informacji niż imię i nazwisko oraz służbowe dane kontaktowe (w przypadku osób uprawnianych do kontaktu) lub imię, nazwisko, funkcja, podpis, dane zawarte w ramach publicznych rejestrów lub w treści pełnomocnictwa (w przypadku osób reprezentujących lub pełnomocników).
   15. Takie dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu naszego oraz naszego kontrahenta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania umowy. Takie dane mogą być ujawniane osobom trzecim zaangażowanym w realizację umowy.  
   16. Dane osobowe, o których mowa powyżej, mogą być również przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na nas, w związku z obowiązkiem prowadzenia ksiąg rachunkowych i rozliczeń podatkowych, w przypadku osób, których dane będą znajdowały się w dokumentach, których obowiązek prowadzenia i przechowywania wynika z przepisów w zakresie prawa podatkowego i rachunkowości - podstawą prawną przetwarzania jest ciążący na nas obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).  
   17. Dane przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji powyższych interesów oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów. 

3. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH W ZWIĄZKU ZE ŚWIADCZENIEM USŁUG LUB WYKONYWANIEM INNYCH UMÓW
   18. W związku z zawieraniem umów w ramach prowadzonej działalności, pozyskujemy dane osobowe swoich kontrahentów / klientów. Podanie przez kontrahenta / klienta swoich danych osobowych jest wymagane w celu zawarcia i realizacji umowy z nami. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości zawarcia i wykonania tej umowy. 
   19. Takie dane osobowe są przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umów z nami. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane osobowe mogą być również przetwarzane w celu wypełnienia ciążącego na nas obowiązku prawnego, w związku z obowiązkiem prowadzenia ksiąg rachunkowych i rozliczeń podatkowych - podstawą prawną przetwarzania jest ciążący na nas obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Takie dane mogą być ujawniane osobom trzecim zaangażowanym w realizację umowy.  
   20. Dane przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji powyższych interesów oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów. 

3. MARKETING
   21. Przetwarzamy Twoje dane osobowe, w celu realizowania działań marketingowych, które mogą polegać na prowadzeniu różnego rodzaju działań analitycznych oraz statystycznych, jak również związanych z marketingiem bezpośrednim usług (przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną). 
   22. Twoje dane osobowe mogą być również wykorzystywane przez nas, aby kierować do Ciebie treści marketingowe za pośrednictwem poczty e-mail. Takie działania są podejmowane przez nas wyłącznie w przypadku, gdy wyrazisz na nie zgodę, którą możesz wycofać w dowolnym momencie.
   23. Twoje dane osobowe są przetwarzane: 
       1. w celu przesłania zamówionej informacji handlowej – podstawą prawną przetwarzania, w tym z wykorzystaniem profilowania, jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku z odpowiednimi przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej), polegający na promowaniu naszych usług w związku z wyrażoną zgodą na kanał komunikacji;  
       2. w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności użytkowników na Stronie w celu doskonalenia stosowanych funkcjonalności. 

3. PORTALE SPOŁECZNOŚCIOWE 
   24. Jeśli odwiedzasz nasze profile w mediach społecznościowych (X, Facebook, Instagram, YouTube, GitHub), przetwarzamy Twoje dane osobowe. Dane te są przetwarzane wyłącznie w związku z prowadzeniem profilu, w tym w celu informowania Cię o naszej aktywności i promowania różnego rodzaju wydarzeń, usług oraz produktów. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych przez nas w tym celu jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na promowaniu własnej marki. 
       UWAGA: Powyższa informacja nie dotyczy przetwarzania danych osobowych przez administratorów serwisów (X, Facebook, Instagram, YouTube, GitHub).

4. JAK DŁUGO PRZETWARZAMY TWOJE DANE?
   1. Co do zasady, Twoje dane będą przetwarzane tylko tak długo jak będzie to koniecznie ze względu na cel, w jakim Twoje dane są przetwarzane.  
   2. Okres przetwarzania Twoich danych zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Co do zasady dane przetwarzane są przez czas świadczenia usługi, do czasu wycofania wyrażonej zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych w przypadkach, gdy podstawą prawną przetwarzania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes.
   3. Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym czasie jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

5. KTO FAKTYCZNIE MA DOSTĘP DO TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?
   1. Do Twoich danych osobowych dostęp uzyskują wyłącznie: 
      1. odpowiednio upoważnieni pracownicy lub współpracownicy Administratora, którzy są zobowiązani do ich zachowania w tajemnicy oraz niewykorzystywania w celach innych niż te, dla których pozyskaliśmy Twoje dane; 
      2. podmioty, które wspierają nas w świadczeniu usług tj.: podmioty świadczące usługi doradcze, audytorskie, księgowe, podatkowe i prawne, windykacyjne, informatyczne, bankowe, archiwizacji i niszczenia dokumentów, marketingowe; podmioty świadczące usługi doręczania paczek i poczty, podmioty, z usług których możesz korzystać przy okazji korzystania z naszych usług, tj. podmioty obsługujące płatności.
         
         Wszystkie osoby, które mają dostęp do Twoich danych są to osoby, którym taki dostęp jest niezbędny do wykonania określonych działań.
   2. Możemy być także zobowiązani do udzielenia określonych informacji organom władzy publicznej, na potrzeby prowadzonych przez te organy postępowań. W takim wypadku informacje są udzielane wyłącznie, jeśli istnieje ku temu właściwa podstawa prawna. 

6. TWOJE PRAWA
   1. Przysługują Ci następujące prawa: dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii, sprostowania swoich danych, żądania usunięcia danych, żądania ograniczenia przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych (w przypadku, w którym Twoje dane osobowe są przez nas przetwarzane na podstawie zgody lub na potrzeby realizacji umowy oraz – w każdym z tych przypadków – w sposób zautomatyzowany).
   2. Masz też prawo zgłoszenia sprzeciwu względem przetwarzania danych dla celów marketingowych, jeśli przetwarzanie odbywa się w związku z naszym prawnie uzasadnionym interesem, a także – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – w innych przypadkach, gdy postawą prawną przetwarzania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes (np. w związku z realizacją celów analitycznych i statystycznych).
   3. W celu wykonania wyżej wymienionych praw, skontaktuj się z nami mailowo pod adresem e-mail: iod@cloudferro.com lub za pomocą danych kontaktowych wskazanych w pkt 1.4.
   4. Jeśli masz wątpliwości odnośnie zgodności z prawem przetwarzania Twoich danych osobowych przez nas, przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. TRANSFER DANYCH POZA EOG
   1. Poziom ochrony Danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu przekazujemy Twoje dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:
      1. współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych; w niektórych wypadkach Komisja Europejska wymaga dodatkowo, aby taki podmiot przetwarzający uczestniczył w zatwierdzonych przez nią programach zrzeszających podmioty spoza EOG, których uczestnicy mają obowiązek zapewnienia danym osobowym taką samą ochronę, jaka przysługuje im w Unii Europejskiej (szczegółowe informacje znajdziesz tutaj); 
      2. stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską; wraz z wymaganymi dodatkowymi środkami bezpieczeństwa zapewniają one danym osobowym taką samą ochronę, jaka przysługuje im w Unii Europejskiej; wzory umów znajdziesz tutaj; 
      3. stosowanie wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy.
   2. Zawsze informujemy o zamiarze przekazania danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania. 

8. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH OSOBOWYCH
   1. Na bieżąco prowadzimy analizę ryzyka w celu zapewnienia, że dane osobowe przetwarzane są przez nas w sposób bezpieczny – zapewniając przede wszystkim, że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Dbamy o to, by wszystkie operacje na danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych pracowników i współpracowników. 
   2. Podejmujemy wszelkie niezbędne działania, by także nasi podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na nasze zlecenie.

9. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI
   1. Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. Aktualna wersja polityki została przyjęta i obowiązuje od 10 kwietnia 2024.

10.04.2024. Ostatnia aktualizacja 22.05.2024